문서를 보다 안전하게 보관하려면

문서 작업을 하다보면 예기치 않은 일들을 겪게된다. 갑자기 전기가 나가는든지 프로그램 이상으로 한글이 강제로 끝난다던지, 실수로 Power 단추를 눌러버린다던지 등등.. 이럴 경우 공들어 몇시간 동안 작업해 둔 문서를 송두리째 날려버리는 안타까운 일도 일어나게 된다. 여유가 있는 작업을 한다면 모르지만 당장 내일 제출해야할 리포트나 보고서라면 시간이 촉박하여 다시 쓸 엄두가 나지 않는다.


이런 예기치 않은 일들이 나타나지 않는다면 좋겠지만 마음대로 되는 것이 아니다. 사고가 날 경우를 대비해 보험을 들듯이 이런 불행한 일이 나타날 때를 대비해두면 피해를 최소화할 수 있다. 다행이 한글에 안전판이 있다. 피해를 줄이기 위해서는 어떻게 해야할까?

* 자주 저장하는 습관을 들이자
      이 보다 더 안전한 것은 없다. 작업하다 생각날 때마다 저장을 해 두자. 실수로 전원이 꺼지더라도 방금 전에 저장한 내용까지는 복구할 수 있다. 작업하다 생각나면 저장하기 단축키인 <Alt+S>를 누른다. 이 단축키는 꼭 외워서 사용한다.

* 자동 저장을 한다.
      자동 저장이란 예기치 않은 사고로 편집하던 문서를 미처 저장하지 못 했을 경우를 대비하여, 일정한 시간 간격으로 문서를 자동 저장해 주는 기능이다. 자동 저장으로 생기는 파일은 확장자가 .HWP가 아닌 .ASV인 임시 파일이며, 한글을 정상적으로 끝내고 나가면 이 임시 파일은 지워진다.
      한글이 비정상 종료되거나 컴퓨터가 다운된 후 다시 한글을 실행하면 자동 저장된 파일을 불러온다. 예기치 않은 일이 일어나도 피해를 최소로 줄일 수 있다. 자동 저장 파일은 한글을 끝내면 지워지므로 중요한 파일일 경우 반드시 저장을 해야한다.

         1. [파일]-[환경설정]을 실행한다.
         2. 무조건 자동저장을 체크하고 시간을 지정한다.
         3. 쉴 때 자동 저장을 체크하고 시각을 지정한다.

      쉴 때 자동 저장은 작업하다가 아무 일도 안하고 지정한 시간만큼 쉬고 있을 때 자동으로 저장한다. 밑에 상환선의 파일 이름이 파란색으로 변한다. 10초로 지정했다면 아무 일도 안하고 10초가 지나면 자동 저장이 된다.
      무조건 자동저장은 지정한 시간이 지나면 무조건 자동 저장이 된다.

* 백업 파일 만듦
      [파일-저장하기]를 실행할 때, 저장하려는 디스크에 이미 같은 이름의 .HWP 파일이 있으면, 그 파일의 확장자를 .BAK로 바꾼 다음, 방금 [저장하기]를 실행한 문서 파일을 .HWP라는 이름으로 저장한다.
      원본 문서가 손상되거나 잘못 저장한 경우 bak 파일을 불러오면 이전 상태로 돌릴 수 있다.

* 다른 이름으로 저장
      백업 파일을 만들더라도 작업하는 도중 메모리에 이상이 생겨(한글 문제일 수도 있고, 함께 쓰고 있는 다른 프로그램이 영향을 미쳐서 발생할 수도 있으며, OS 자체 문제일 수도 있습니다.) 원본 파일 및 백업 파일 모두 손상이 생길 수도 있습니다. 그러므로 중요한 문서라면 자주 저장하는 습관을 해 주어야하는데 처음 만들 때부터 완성할 때까지 모두 동일한 이름을 가지고 작업하지 않고 이름을 바꾸어 저장하는 것이 좋습니다. 예를들어 "중요문서"라는 이름으로 작업을 했다면 중간 중간에 [파일-다른 이름으로 저장]으로 "중요문서 1", "중요문서 2".... 식으로 저장을 해 둡니다. 혹시 원본이나 백업 파일이 손상되었더라도 그 이전에 저장한 문서로 복구할 수가 있습니다. 물론 디스크 공간을 더 많이 차지하는 단점이 있지만 요새는 디스크 자체가 커져서 부담이 되지 않을 것이고, 그보다 더 중요한 것이 문서이므로 중요한 문서는 자주 다른 이름으로 저장해 주는 것이 좋습니다.

      저도 문서를 작성할 때 간단한 문서는 하나의 파일로 작업하지만 중요하고 시간이 많이 걸리는 문서는 꼭 몇 개의 파일로 만들어 작업을 합니다. 나중에 완성되면 이전의 파일들은 지워도 되겠죠.

이 4가지 정도면 유의하면 문서를 안전하게 보호할 수 있다.

다음 2가지 사항을 추가합니다.

* 압축 저장 여부
한글에서는 문서를 저장할 때 압축 저장을 할 수 있습니다. 압축 저장을 하면 문서의 크기를 많게는 1/10 정도로 줄일 수도 있습니다. . 하지만 압축이라는 과정을 거치기 때문에 문서가 손상된 경우 복구가 어렵게 됩니다.  문서 크기를 줄일 것인지 안정성을 높일 것인지 고려해서 설정하십시오.

* 암호 저장
암호를 저장하면 문서를 다른 사람이 읽지 못하게하는 보안 효과가 있습니다. 하지만 역시 위와 마찬가지로 문서가 손상된 경우 복구가 불가능합니다.(기본적으로 암호를 주면 압축 저장이 됩니다.)  그리고 암호를 잃어버리면 문서를 읽을 수 없습니다.  남에게 읽혀도되는 문서인지 아닌지를 고려하여 다른 사람이 읽어도되는 문서라면 암호를 해제하십시오. 남에게 읽히지 않아야한다면 보안이 더 중요하므로 암호를 설정하십시오.

관련 글 : 한글에서 자동 저장이란 http://hangul.tistory.com/113