문서 내용을 비교하고 이전 상태로 복구할 수 있는 버전 비교문서 내용을 비교하고 이전 상태로 복구할 수 있는 버전 비교

Posted at 2007. 8. 11. 17:50 | Posted in 한글 강좌_팁

문서 작업을 하다보면 원본 문서에서 문서 내용을 수정해야할 필요가 있다.  처음 작성한 문서에서 어느 부분이 마음에 들지 않아 빼 버릴 수도 있고, 반대로 빠진 부분이 있어 추가하는 경우도 있다.  모양을 다듬기 위해 글꼴이나 문단 모양도 변경할 수 있다.

상황 1
그런도 혹시 문서를 불러와 문서 내용을 삭제하고 저장한후 한글을 끝낸 다음 날 다시 문서를 불러와 작업하려고보니 어제 작업한 내용이 다시 필요하다는 걸 느끼게 되는 경우가 없지 않은가?  이럴 때 가장 생각나는게 백업 파일이다. 백업을 해 두었다면 최소한 한 단계 이전 상태로는 돌릴 수 있다. 하지만 몇 번 저장을 해 버린 경우라면 거의 이전 내용을 살리는 것은 힘들게된다. 이전에 작성하였던 상태로 돌아갈 수 있는 방법은 없을까?

상황 2
문서는 대부분 혼자서 작성하지만 회사 업무용 문서의 경우 혼자가 아닌 여러 명이 작업을 하게되는 경우도 생긴다. 

사원이 문서를 작성한 후 결재를 맡기 위해 팀장에게 보고하면 팀장이 문서를 수정한 후 사장에게 보고하였다면 처음 작성한 사원의 내용과 팀장이 수정한 내용이 어떻게 다른지, 또 마지막 팀장이 저장한 문서가 아니라 처음 작성한 사원의 내용을 보고 싶은데 사원이 작성한 내용을 볼 수 없을까?

상황 1과 상황 2 모두 자주는 아니지만 가끔씩 겪게되는 일이다. 특히 여러 명이 작업을 하게된다면 더욱 이러한 요구가 강해진다. 

이럴 때 유용한 기능이 버전 정보다.

문서에 버전 정보를 기록하여 두면 언제든지 그 시점의 상태로 돌아갈 수 있고, 버전간 비교도 가능하다. 문서에서 버전은 하나만 만들 수 있는게 아니라 여러 개 만들 수 있다.  예를들어 사원이 만든 후 1개 버전을 만들고, 팀장이 만든 후 다시 1개 버전을 만들고, 다시 부장이 1개 버전을 추가하는 방식으로 여러 개를 만들 수 있다.

버전을 만들어 두면
1) 지정한 버전 상태로 돌아갈 수 있고
2) 각 버전간 문서 내용을 비교할 수 있다.

버전을 만드는 방법은 간단하다.

[파일-버전 정보/비교]에서 + 모양의 새 버전으로 저장을 누르기만 하면 된다.

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버전 1

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버전 2


위에서처럼 버전 1, 버전 2의 문서를 만들었다면 버전 비교를 하면 아래 그림처럼 보여준다.
화면이 너무 크기 때문에 줄여서 2개로 갈무리하였는데 실제는 한 화면에  보인다.

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위에서처럼 두 문서의 차이를 비교할 수 있고
필요하다면 버전 1의 상태로 돌아갈 수도 있다.

기업의 경우 결재 시스템과 연동하면 보다 더 사용성이 높아진다.  결재할 때 상급자 또는 다른 사람이 악의적인 목적으로 수정해 버리면 처음 작성자가 곤란해질 수 있다.  예컨데 결재 금액에 0을 하나 더 붙이거나 뺀다면 아주 곤란한 일을 겪을 수 있다. 이를 방지하기 위해 결재 단계마다 자동으로 버전을 저장해 버리면 누가 수정했는지 알 수 있다.

사용 방법은 크게 어렵지 않으므로 한번 사용해 보면 금방 알 수 있는 기능이다. 

편리한 기능이지만 알고 있는 경우가 제한적이므로 소개한다.
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